2 avril 2019

Le CEFRIO est à la recherche d'un(e) adjoint(e) à la direction

Contrat temporaire de six mois avec possibilité de permanence. Sous l’autorité du président-directeur général, l’adjoint(e) à la direction apporte un soutien organisationnel, administratif, logistique et de rayonnement à l’organisation. Il ou elle collabore avec enthousiasme auprès de tous les membres du personnel sur une variété d’initiatives et s’acquitte de multiples tâches administratives reliées au bon fonctionnement de l’organisation.

TÂCHES RELIÉES AUX FONCTIONS

Direction générale et fonctionnement interne :

  • Collaborer à la gestion de l’agenda du PDG ainsi qu’à la gestion de ses déplacements;
  • Effectuer le suivi des décisions prises et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation;
  • Participer aux réunions internes : rédiger l’ordre du jour et les comptes rendus et en assurer les suivis;
  • Coordonner l’organisation logistique et matérielle des réunions (internes et externes) et autres activités ou événements;
  • Rédiger les lettres et les communications courantes;
  • Participer au processus de reddition de comptes gouvernementaux;
  • Traiter les demandes de renseignements généraux;
  • Tenir à jour un système de classement efficace et retracer les documents sur demande;
  • Accomplir d’autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation;

Comité exécutif, conseil d’administration, assemblée générale annuelle et autres comités

  • Assurer un soutien administratif et logistique dans le cadre des rencontres du comité exécutif, du conseil d’administration, d’autres comités et de l’assemblée générale annuelle;
  • Assurer la gestion du processus électoral des différents comités;
  • Effectuer les convocations, les réservations de salles, la préparation du matériel et des documents et la mise en ligne et l’envoi des documents aux participants des rencontres;
  • Prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et donner suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
  • Tenir à jour les dossiers du CE et du CA, incluant les documents afférents, résolutions et procès-verbaux.

Projet stratégique ENCQOR

De plus le titulaire du poste secondera nos dossiers stratégiques et plus spécifiquement;

  • Faire les suivis administratifs liés à l'évaluation des projets d'adoption dans ENCQOR
  • Convoquer les évaluateurs lors de la réception d'un nouveau dossier 
  • Assurer le suivi des factures 
  • Remplir et suivre le tableau de bord en vue de la reddition de compte

Il/Elle relèvera du directeur de projet pour cette partie de ses fonctions.

 

COMPÉTENCES ET EXIGENCES

  • Grande capacité de rédaction.
  • Impeccable maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit);
  • Expérience pertinente de deux ans en administration, dont une avec des hauts-dirigeants et en coordination de conseils d’administration;
  • Connaissances en informatique, dont les suites « Google » et « Microsoft »;
  • Diplôme d’études collégiales ou universitaires dans les champs de compétences requis;
  • Autonomie, polyvalence, sens de l’initiative et souplesse;
  • Aptitude à organiser son travail en fonction des besoins et à établir la priorité dans le cadre d’une charge de travail exigeante;
  • Entregent et capacité à faire preuve de tact, de discrétion et de jugement à tout moment et à tous les niveaux;
  • Capacité à travailler en équipe, esprit de synthèse, capacité d’analyse et rapidité d’intervention;
  • Excellentes aptitudes en communication et relations humaines;
  • Aisance avec différents types de clientèle : grand public, membres et partenaires, représentants gouvernementaux, chercheurs;
  • L’expérience dans le milieu associatif et dans la coordination de « services aux membres/grands partenaires » sera considérée comme un atout.

 

INFORMATION COMPLÉMENTAIRE

  • Contrat d’une durée de six mois avec possibilité de prolongation/permanence
  • Entrée en poste prévue le lundi 29 avril 2019
  • Salaire concurrentiel
  • Atmosphère de travail unique

 

Processus de réception des candidatures :

Les candidatures peuvent être transmises par courriel ou par la poste à :

Guillaume Ducharme
Vice-président - Communications et affaires corporatives
CEFRIO
888, rue Saint-Jean, bureau 575
Québec (Québec) G1R 5H6
Courriel : guillaume.ducharme@cefrio.qc.ca

  • La date limite de réception des candidatures est le lundi 15 avril 2019 à 9 h.
  • Veuillez joindre avec votre CV une lettre d’intention ainsi qu’une copie de vos résultats académiques (niveau collégial et/universitaire).
  • Veuillez noter que seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contactés.
  • Des tests de langues et d’aptitudes sur certains logiciels seront soumis.

Prière de ne pas contacter l’employeur par voie téléphonique.